Pengalaman Mengerjakan Hybrid Event Online MS Teams, Peserta Offline, dan Streaming Youtube

Halo teman-teman, pada postingan kali ini saya ingin sedikit berbagi pengalaman saat mengerjakan sebuah event talkshow yang salah satu narasumbernya online menggunakan microsoft team, narasumber lainnya berada di offline(ballrom gedung/onsite), peserta offline yang di lokasi juga ada, dan juga harus di streamingkan ke youtube agar bisa ditonton secara publik.

Istilah event seperti ini biasa disebut dengan Event Hybrid(gabungan online dan offline).

Sebelum acara, kita sebagai operator streaming, terutama yang memahami alur skema sistem multimedia harus banyak mengetahui susunan acara, mulai dari apakah nanti akan ada dialog dua arah, apakah ada video yang ditampilkan, apakah ada materi yang di munculkan, dan sebagainya.

Setelah mendapatkan informasi acara, mulailah kita sebagai operator menyusun alat apa saja yang dibutuhkan, agar sistem yang kita bangun bisa mengerjakan susunan acara dan diterpkan pada saat event berlangsung.

Prosedur Operator Membuat Sistem Event Hybrid Online Streaming dan Offline

  1. Cari informasi acara/event yang akan berlangsung, mulai dari susunan acara, apakah akan dibuat streaming zoom, streaming zoom + youtube, apakah ada dialog dua arah zoom dan pembawa acara, apakah ada file materi yang ingin ditampilkan.
  2. Buat sistem alat-alat apa saja yang dibutuhkan.
    • Kamera
    • Laptop
    • Switcher/HDMI Capture
    • Internet
    • Software OBS, VMIX, Microsoft Teams(MS Teams)
    • Kabel HDMI
    • dll
  3. Setelah alat-alat yang kira-kira dibutuhkan sudah ada gambaran, mulailah membuat skema sambungan alat, ini mempermudah pada saat kita nanti installasi di lokasi acara. *oh iya, karena ini event nya lokasi di gedung ballroom hotel, maka pastikan kita sudah memiliki gambaran lokasi(jarak kabel), dan mixer audio yang digunakan disana.
  4. Tes Alat atau bisa juga disebut GLADI, setelah mendekati hari H, biasanya jika ada waktu, kita akan setup alat terlebih dahulu datang ke lokasi, dan melakukan tes running/tes jalan acara, untuk memastikan alat berfungsi sesuai kebutuhan acara

Hal penting yang mungkin teman-teman tunggu adalah “Alat apa saja yang dipakai, dan seperti apa bang?”, berikut ini adalah skema alat yang saya gunakan pada saat event hybrid pada 7 September 2022 Hotel Marriot Batam

Skema Alat Hybrid Event Live Streaming - Batam Multimedia
Skema ini saya buat 2 hari sebelum acara, yaitu 5 September 2022, sedangkan acara akan berlangsung 7 September 2022

Software yang digunakan :

  • MS Team
  • VMIX
    • VB Audio Cable A+B

Hal penting :

  • Apabila event di sebuah gedung ballrom atau tempat event publik, biasanya ada yang sudah menyediakan sistem audio mixer, jadi kita harus bisa menyambungkan mixer audio gedung ke alat kita, yaitu sound card. Agar audio yang keluar masuk ke speaker bisa kita olah di software vmix/obs. Agar audio peserta online dan offline gedung tidak looping, maka kita menggunakan jalur output AUX Send mixer audio gedung.

Ini adalah beberapa foto saat event sedang berlangsung :

Menggunakan 2 Laptop : Laptop 1(VMIX, MS TEAM, YT STREAM), Laptop 2(Backup dan Monitor MS Team)

Audio dan Tampilan di MS Teams, alhamdulillah untuk tampilan dan audio ms team aman terkendali, tidak ada kendala untuk menyambungkan vmix ke ms teams.

Switcher HDMI ini digunakan untuk menampilkan konten pada layar proyektor, misal dari banner acara, kamera, ms team
Mixer Audio Hotel/Ballroom menggunakan Yamaha MG16XU

Setelah event selesai, kita wajib selalu mengeveluasi apa saja hal yang bisa kita perbaiki dan maksimalkan di event berikutnya, apalagi jika ada kesalahan atau ketidakpuasan.

Beberapa hal yang harus jadi perbaikan saya kedepan dari event yang saya kerjakan saat itu :

  • Audio di streaming dengan gambar/video ada delay sekitar 50-100ms, ini terjadi karena saya menggunakan wireless video system kamera, jadi gambar dari kamera ke hdmi capture ada latency sekitar 50-100ms. Solusi : Setting delay/latency audio di vmix, atau menggunakan kabel dari kamera ke hdmi capture/tidak menggunakan wireless video system. *meskipun tidak semua yang jeli lihat ini

Buat yang ingin melihat hasil live streamingnya, bisa cek di link ini https://www.youtube.com/watch?v=lB2DoZN8GvU

Baiklah teman-teman, itulah sedikit cerita pengalaman saya terkait mengerjakan event hybrid microsoft team, on site/peserta offline, dan juga live streaming youtube. Semoga bermanfaat bagi teman-teman yang mungkin juga sedang mencari referensi belajar live streaming event multimedia seperti saya ini.

Jika ada pertanyaan, silakan tuliskan pada kolom komentar ya, Insya Allah jika ada kesempatan dan saya tau, mudah2an saya bisa jawab. Terimakasih

Pertanyaan/Diskusi

Your email address will not be published. Required fields are marked *